Hoe een productiebedrijf grip kreeg op projecten, focus vond en verspilling minimaliseerde.

Uitdaging

Binnen een groeiend productiebedrijf was de projectorganisatie onoverzichtelijk geworden.

  • Tal van projecten verspreid over afdelingen zoals productie, supply chain, IT en HR
  • Geen centrale sturing of prioritering; projecten liepen uit of leverden niet het gewenste resultaat
  • Tegelijkertijd werd LEAN geïntroduceerd, wat leidde tot spanningen tussen bestaande werkwijzen en nieuwe principes

De vraag: ontwikkel een praktische structuur waarmee projecten uniform, doelgericht en met focus op strategische waarde worden uitgevoerd.

Aanpak

De aanpak was gericht op inzicht, ordening en betrokkenheid:

  • Analyse van de projectomgeving: Interviews met middenkader brachten beschikbare capaciteit en knelpunten in beeld
  • Systeemdenken: De overvloed aan projecten werd gekoppeld aan onderliggende strategische keuzes en organisatorische gewoonten
  • Workshops: Via visuele sessies werden alle lopende projecten gecategoriseerd en besproken — dit gaf rust én richting
  • Directe toepassing: Nieuwe processen werden tijdens uitvoering getest en aangepast, zodat leren en verbeteren hand in hand gingen

Oplossing

Er is een complete projectstructuur opgezet die naadloos aansloot bij de organisatie én bij LEAN:

  • Een scoringsmethodiek om projecten objectief te prioriteren
  • Een visueel projectportfolio op centrale locatie, met wekelijkse stand-up sessies
  • Een helder proces voor projectinitiatie en besluitvorming
  • Een op maat gemaakt projectmanagementproces (gebaseerd op PMI) dat zorgde voor uniformiteit in aanpak
  • Een portfolioproces dat strategische en operationele projecten onderscheidt en daar passende sturing aan koppelt

Resultaten

  • Meer overzicht en rust: De belangrijkste projecten werden zichtbaar en kregen prioriteit
  • Snellere besluitvorming: Door uniforme werkwijzen wisten afdelingen waar ze aan toe waren
  • Betere afstemming: LEAN en projectmanagement versterkten elkaar doordat ze goed waren geïntegreerd
  • Meer eigenaarschap: Projectleiders voelden zich ondersteund in plaats van belast

“Deze nieuwe werkwijze bracht niet alleen structuur en focus, maar zorgde ook voor meer betrokkenheid en een betere uitvoering van projecten.”